DMで信書を送るのはNG?送る際の注意点とは
信書は郵便法で取り扱い方が決められており、正しい手順で送らなければ法律違反になる恐れがあります。ここでは、DMで信書を送付できるのか、気をつけるべきポイントを紹介しています。何が信書に該当するのか押さえておくと、法律に遵守してDM発送ができるでしょう。
信書とは
信書とは、「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、または事実を通知する文書」のことです。つまり、文書に受取人が記載されていたり、特定の受取人に対して差し出す趣旨が明らかになっていたりすると、信書に該当する可能性が高くなります。たとえば、文書に○○様へ、会員へ等の文言が記載されており、受取人が特定される場合は信書扱いになります。受取人が記載されていなくとも、先日は○○を購入して頂きありがとうございますといった文言が記載されている場合も、特定の受取人が明らかであり信書に該当するので注意が必要です。
信書に該当する書類
信書に該当する書類としては、書状・請求書・許可書・会議招集通知・証明書・ダイレクトメール等が挙げられます。特定の受取人宛ではない書類・カタログ・小切手・プリペイドカード・乗車券・クレジットカード等は信書に該当しません。
ダイレクトメールは信書にならないケースもあり
ダイレクトメールが信書に該当すると上述しましたが、実は信書に該当しないケースも存在します。文書に特定の受取人を指す文言が記載されていない場合、ダイレクトメールであっても信書に該当しません。たとえば、お客様各位やサービスのお知らせといった具合に、大勢の人に向けた文書は特定の受取人宛とは言えないため、信書に当たらない可能性が高いといえます。
状況によって信書になる書類・ならない書類がある
履歴書は企業宛に送る場合、特定の受取人に対して、差出人の意思を表示する文書に当たるので信書扱いになります。ただし、企業から履歴書を返送する際は、企業の情報を通知する文書には当たらず、信書には該当しないので注意が必要です。
信書を誤送するとどうなるのか
信書は、日本郵便株式会社が提供する小型物品の送達サービスである「郵便」・一般信書便役務・特定信書便役務で送ることができます。信書は通信の秘密を保護する観点から、郵便事業株式会社と許可を得た信書便事業者のみ送達可能です。指定された方法以外で送達した場合、郵便法違反となり懲役や罰金が科せられます。郵便法第76条に抵触し、3年以下の懲役または、360万円以下の罰金に処されます。信書である可能性が高い文書を指定の方法以外で送った際も、郵便法違反になり罰則が科せられる可能性があるので注意してください。
郵便法違反になった事例
過去には、郵便法違反になった事例があります。埼玉県内にある郵便局の期間雇用社員が、2021年3月中旬・5月頃・6月7日と複数回にわたって、郵便物とゆうメールを配達せず隠匿して人事処分を受けました。さらに刑事告訴もされています。3月中旬・5月頃には通勤用バイクに郵便物とゆうメールを隠匿。6月7日には、配達地域内にある宅配ボックスに郵便物を隠匿し、近隣住民からの連絡により事件が発覚しています。信書の誤送も郵便法違反となりますが、他者による信書の開封・毀棄・隠匿があった際も罰則が科せられるので注意が必要です。
参照元:[PDF]埼玉県職員の郵便法違反(https://www.post.japanpost.jp/notification/pressrelease/2021/04_kanto/0624_01_01.pdf)
信書に該当するDMはある?
DMの中でも、特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、または事実を通知する文書は信書に当たります。たとえば、「会員へセールのご案内」、「○○様ご購入いただきありがとうございます」といった形で受取人が特定されていて、かつ差出人の意思や事実を伝える文書は信書に該当するので気をつけましょう。ただし、通販業者が商品を発送する際に添える文書は、信書に該当しても、封をしない状態であれば同封が認められています。
信書をDMで送るには
信書に該当するDMを発送するには、日本郵便が提供する郵便サービス「普通郵便」で送付するのが一般的です。日本郵便のサービスで信書を発送できるのは、定形郵便・定形外郵便・レターパック・EMSのみです。ゆうパックに関しては、荷物に添付する無封の添え状・送り状に関してのみ同封が認められています。あくまでも荷物がメインのため、信書を添える際は封を閉じないように気をつける必要があります。佐川急便のサービスなら、飛脚特定信書便で発送できます。尚、ヤマト運輸のサービスでは信書を送れないのでご注意ください。
信書について理解しリスク回避
信書の文書と信書でない文書の違いは割りにくく、履歴書のように発送する際は信書でも、返送する際は信書に該当しない文書も存在します。郵便法違反でコンプライアンス違反に問われると、社会的なイメージダウンに繋がり、企業の存続が危ぶまれるリスクも。過去にはヤマト運輸がクロネコメール便のサービスを提供していましたが、信書を誤送する顧客が相次いだことから、サービスの廃止に至る事態に陥っています。もし、信書かどうか区別がつかない場合は、信書に関する知識を有するDM配送代行業者へ依頼するのがおすすめです。ただ、自身でも信書についての知識を身につけておくと、郵便法に則って配送できるので安心です。
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