DM発送代行の依頼から発送完了までの流れ

DM発送代行会社への依頼を検討する前に、まずは依頼から発送完了までの一般的な流れを確認しておきましょう。業者によって流れが一部異なることもあるため、実際に依頼するときには、業者に直接確認してみるようにしてください。

DM発送代行への問い合わせから代行業務完了までの流れ

DM発送代行業者への問い合わせから代行業務が完了するまでの流れについて、大きく10段階に分けて見ていきます。

1.問い合わせをする

依頼したいDM発送代行業者を選び、問い合わせをします。事前に候補となる業者を選び、各社の公式HPや電話窓口等を通じ、料金やサービス内容を確認しておきましょう。以後、長くお世話になる可能性のある業者となるため、慎重に業者の選定を行う必要があります。

問い合わせは、業者の公式HPのフォーム、または電話などで行ってください。

2.見積書を作成してもらう

発送する対象物のタイプや件数、大きさ、重さなどを伝え、業者に発送代行サービスの見積書を作成してもらいます。実際にかかる費用は見積書通りになることが大半ですが、状況によっては金額が微調整される可能性があることも了承しておきましょう。

一般に見積書はメールに添付された形で送信されます。

3.発送代行を依頼する

見積書の金額等に納得できれば、メールまたは電話等で、業者に発送代行を依頼します。

その後、依頼を受けた業者から、発送日から逆算した入稿スケジュール等の連絡が入るので、それらの内容を確認します。内容に無理がなければ、スケジュール通りに準備を進めていきます。

なお、封入の順番や封入物の向きなどに指定がある場合には、あわせて業者に伝えておきます。

4.入金する

業者から請求書が届いたら、速やかに指定の方法で入金を行います。一般に請求書はメールで送信されるため、紙での請求書を希望する場合には、あらかじめ業者に伝えるようにしましょう。

5.宛名データや発送資材を送る

宛名データ、および発送資材（チラシやDM、封筒など）を業者へ送ります。宛名データは、パスワード付きのファイルを添付したメールで送る形が一般的なようです。

また、発送にかかる送料は、依頼者負担である場合もあれば、業者負担である場合もあるため、事前に確認しておくようにしましょう。

業者に資材を直接引き取りに来てほしい場合には、別途で料金がかかることが通常です。

6.封入作業・発送手配の代行をしてもらう

業者側で宛名データと資材の確認ができたら、宛名のラベル貼り、宛名印字、封入作業、発送手配など、事前に取り決めた業務を代行をしてもらいます。

7.発送完了の報告をもらう

発送代行業務の完了後、業者から、メール等で発送完了の報告が入ります。数日以内に対象者へDM等が到着するので、反響や営業TELなどに対する準備を進めましょう。

8.余った資材を返却してもらう

余った資材を業者から返却してもらいます。返却にかかる送料については、事前に業者に確認しておくようにしましょう（一定期間内での返却の場合、業者が送料を負担する場合があります）。

また、余った資材を業者に廃棄してほしい場合には、その旨を伝えましょう。廃棄にかかる料金の有無や金額については、業者に確認するようにしてください。

9.返送されたDMを返却してもらう

「宛先不明」などで業者に返送されたDMを返却してもらいます。返却にかかる送料の有無や料金については、事前に業者に確認しておきましょう。

また、返送されたDMを業者に廃棄してほしい場合には、その旨を業者に伝えましょう。

10.宛名データを削除してもらう

業者に送った宛名データを、業者に削除してもらいます。個人情報保護の観点から、速やかに削除してもらうようにしましょう。

なお、継続的に発送代行を依頼する予定の場合には、業者に宛名データを保管してもらえることがあります。宛名データ保管の料金の有無や金額については、業者に確認してみましょう。

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まとめ

DM発送代行会社に問い合わせてから、発送業務が完了するまでの一般的な流れをご紹介しました。実際に依頼するときの参考になれば幸いです。

なお、実際にDM発送代行会社に依頼する際には、発送する内容（はがき、カタログなど）や量、料金システムなどによって適切な業者を選ぶ必要があります。以下のページでは、御社のDM発送に適した業者の選び方、おすすめの業者などをご紹介していますので、DM発想担当者様は、ぜひ参考にしてください。

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